Darbo patarimai

2015-11-25

Norite būti sekretore ar asmenine asistente?

Daugybė žmonių į sekretoriaus darbą žiūri stereotipiškai. Vis dėlto, nors stereotipai susiklostė istoriškai, per keletą pastarųjų dešimtmečių sekretoriavimo sritis pasikeitė.

Sekretorės, kaip (moters) mašininkės, padedančios (vyrui) bosui administraciniuose darbuose, įvaizdis susiformavo iš dalies kaip technologijų ir recesijos rezultatas. Mūsų laikais, įvertinant išlaidas, daugelis vadybininkų ir vadovų yra patys sau sekretoriai – patys spausdina laiškus, ruošia pastabas ir pasiūlymus ir organizuoja savo keliones bei užsisako viešbučius.

Tačiau kol kas sekretoriaus pareigybė vis dar populiari. Kai kuriose instancijose ši pareigybė įtraukta į bendrąsias administravimo funkcijas, tačiau daugelyje įmonių vis dar itin vertinama nauda, kurią teikia itin organizuotas/-a, kompetentingas/-a ir atsidavęs/-usi sekretorius/-ė.

Kaip iš visų sekretorių, be abejo, ir iš jūsų bus tikimasi sugebėjimo rengti laiškus ir dokumentus, tvarkyti įrašus ir grafikus, atsiliepti į telefono skambučius, kopijuoti, palaikyti vidinę ir išorės komunikaciją. Beveik visais atvejais turėsite organizuoti viršininko dienotvarkę, jo keliones ir darbinę veiklą (kartais ir namų gyvenimą, dažnai primenant itin užsiėmusiam vadovui apie tai, jog šiandien jo/jos žmonos/vyro/partnerio gimtadienis). 

Pastaruoju atveju sekretorius persikūnija į asmeninį asistentą (personal assistant - PA). Geras PA yra aukso vertės ir, dar svarbiau, gali gauti geresnį atlyginimą.

Nėra oficialių sekretoriaus/PA darbui privalomų kvalifikacijų, tačiau kad gerai atliktumėte pareigas, turite būti labai organizuotas, turėti puikius teksto rinkimo įgūdžius (labai naudingas gali būti ir stenografavimas), taip pat turite būti mandagi, maloni asmenybė, kad galėtumėte bendrauti su bet kurio lygio įmonės darbuotojais. Dauguma darbdavių reikalaus A lygio/aukštesniojo anglų kalbos lygio, tačiau paprastai pakanka to, kas įvardijama apibendrinančia fraze „geri bendravimo įgūdžiai“ – pavyzdžiui, būti raštingu, nedaryti rašybos/gramatinių klaidų, sklandžiai bendrauti anglų kalba ir sugebėti naudotis naujausia kompiuterine technika (pirmiausia - Microsoft Word ir kiek įmanoma Excel).

Jei svarstote apie oficialią kvalifikaciją, pagalvokite apie:

  • 2 lygio biuro specialisto įgūdžių sertifikatą/diplomą
  • 2/3 lygio verslo ir administravimo sertifikatą
  • 4 lygio verslo ir administravimo diplomą.

Jei dirbate priežiūros/kontroliuojantį darbą ar biuro vadovo pareigose, galite siekti 4 lygio kvalifikacijos, galite mokytis garso transkripcijos, stenografavimo ir teksto apdorojimo kursuose.

Sekretoriaus darbas dažniausiai trunka standartiškai – nuo 9 val. iki 5 val., nuo pirmadienio iki penktadienio, tačiau yra galimybių lanksčiam darbo grafikui ir darbui puse etato.

Orientacijai – startinis pilnu etatu dirbančio sekretoriaus atlyginimas gali siekti apie £14,000 - £16,000  per metus (paprastai Londone – dar daugiau) ir gali kilti iki £20,000 per metus. PA gali uždirbti iki £25,000 per metus ir daugiau.

Be to, yra ypatingų sekretoriavimo sričių, kaip medicinos sekretoriai, juridiniai sekretoriai, mokyklos sekretoriai ir netgi ūkio sekretoriai. Taigi, už senojo stereotipo slypi daugybė įvairovės ir iššūkių!

 

PASVARSTYKITE

 

Juridinis sekretorius

Darbo valandos per savaitę:       37-40

Startinis atlyginimas per metus:   £18,000 +

Juridiniai sekretoriai teikia aukšto lygio administracinę pagalbą teisininkams ir juridiniams asmenims. Jie padeda kasdieniame darbe, susijusiame su teisinių paslaugų teikimu, taip pat teisės įmonėse.

Šiam darbui reikia puikių šnekamojo ir rašytinio bendravimo įgūdžių bei sugebėjimų įtemptai dirbti biure.

Kad taptumėte juridiniu sekretoriumi, jums būtinas puikus bendrasis išsilavinimas ir raštingumo bei skaičiavimo įgūdžiai. Taip pat reikės teksto apdorojimo įgūdžių bei šiek tiek darbo biure patirties.

 

Mokyklos sekretorius

Darbo valandos per savaitę:       37

Startinis atlyginimas per metus:   £15,000 +

Būdamas mokyklos sekretoriumi, turėsite padėti administraciniuose mokyklos darbuose.

Jei esate organizuotas, turite darbo biure įgūdžių ir norėtumėte dirbti švietimo aplinkoje, toks darbas būtų jums tinkamas.

Šiame darbe būtini geri šnekamojo ir rašytinio bendravimo įgūdžiai. Dirbdamas įtampoje, turėsite išlikti organizuotas ir sugebėti gautoms užduotims suteikti prioritetus. 

Kad gautumėte šį darbą, jums reikės turėti darbo biure patirties, ypač patirties su kompiuterinėmis programomis.

 

Medicinos sekretorius

Darbo valandos per savaitę: 
37.5 

Startinis atlyginimas per metus: 
£16,271 +

Medicinos sekretoriai padeda ligoninių gydytojų kabinetuose, organizuoja susitikimus,  atsako į pacientų užklausas ir bendradarbiauja su sveikatingumo specialistais. Taip pat jie gali dirbti su apylinkės/rajono gydytojais, sveikatos paslaugų teikimo vadybininkais ir medicinos tyrėjais. Medicinos sekretoriai taip pat gali būti žinomi kaip asmeniniai asistentai.

Norint dirbti medicinos sekretoriumi, reikės šiek tiek darbo biure patirties. Taip pat darbdavys tikėsis, jog mokate rinkti tekstą ir gerų bendrojo išsilavinimo rezultatų (įskaitant brandos atestatą).

 

Dvikalbis sekretorius

Darbo valandos per savaitę: 
30-40

Startinis atlyginimas per metus: 
£18,000 +

Dvikalbis sekretorius administruoja biurą ir užtikrina biuro teikiamas paslaugas klientams. Jis bendrauja anglų ir viena iš užsienio kalbų. Tiems, kas nori panaudoti savo užsienio kalbų įgūdžius ir dirbti biure, tai – idealus darbas.

Jums reikės gerų organizacinių įgūdžių ir sugebėjimo atlikti daugiau nei vieną užduotį vienu metu. Taip pat svarbūs įgūdžiai yra pastabumas detalėms ir kompiuterinis raštingumas.

Kad gautumėte šį darbą, paprastai jums reikės mažiausiai A lygio arba lygiaverčio lygio užsienio kalbos žinių, nebent antroji kalba yra jūsų gimtoji arba išmokote kalbos gyvendami užsienyje. Darbdaviai taip pat gali reikalauti brandos atestato ar susijusių darbo biure įgūdžių ir patirties.

 

Ūkio sekretorius

Darbo valandos per savaitę: 
30-40

Startinis atlyginimas per metus: 
£15,000 +

Jei esate gerai organizuotas, turite gerus kompiuterinio raštingumo įgūdžius ir jus žavi idėja dirbti ūkyje, tai galėtų būti tinkamas darbas jums.

Ūkio sekretoriai yra atsakingi už kasdienius ūkio verslo reikalus. Jie tvarko finansinius dokumentus, planuoja biudžetą, apskaičiuoja mokesčius, dirba su pirkėjais ir tiekėjais.

Jums reikės sumanumo, gerų bendravimo įgūdžių ir domėtis ūkio reikalais.

Taip pat reikės gerų bendrojo išsilavinimo rezultatų. Praverstų ir kvalifikacija/patirtis administravimo ar  buhalterinės apskaitos srityse.